一度は使わなくなったEvernote 活用の見直しで仕事を劇的に効率化する方法
Evernoteが登場した当時は、スマートフォンが市場に出だしたころ。「これからはクラウドサービスだ！」という事で、スマートフォンやPC、様々なデバイスをまたいで情報にアクセスできたり、編集できることが画期的な時代でした。
その当時、一度はEvernoteを使ってみた人も多いのではいでしょうか？その後、イマ一つ何が便利で凄いのかがピンとこなくて、使うのを止めてしまった人もきっと多いはず。
そんなEvernote最近改めて見直し、活用することで劇的に仕事の効率化を実感できました。私の体感では、仕事の効率は5倍以上改善されました。その方法を紹介します。
１．Evernoteの何がスゴイのか？を改めて考える
Evernoteには様々な機能があります。ここではその全ての機能を紹介するつもりはありません。私なりに考えるEvernoteの活用ポイントはたった一つです。それは、
「情報のインプットとアウトプットを最大化する」
ことにあります。
Web全盛期の現代では、年々データ量は2倍になっていると言われるほどに情報は爆発的に増えています。情報氾濫社会において大切になるのが「検索コスト」という概念です。考えてみれば、GoogleやYahoo、まとめサイトなどなど、インターネット社会の覇者がユーザーに提供しているものは「検索コストの低減」です。
仕事においても、実はこの「何かを探している時間」というのは、冷静に振り返ると、驚くほど多くのコストが割かれています。マクロ統計データや、業界動向、技術Tipsや書類作成のためのサンプル資料、過去のメールに確か書いてあったはずなんだけど、すぐに探せない何か・・・。仕事で何かを探す行為というのは枚挙に暇がありません。
Evernoteのスゴイところは、端的に言えば、この検索コストを圧倒的に下げることができるというポイントにつきます。逆に言えば、検索コストを下げられるので、今まで以上の情報量を自分にインプットすることができるようになるのです。
１．１．自分のメモ・ノートツールという発想はまず捨てる。
もともと私が最初に活用した時に勘違いしていたのがこれです。Evernoteを使い始めたころは、自分のメモやノートをまとめる為のツールとして使おうと考えていました。
もちろｎ、今でもメモやノートとしての活用はしていますが、実はそれは限定的な活用方法でしかありません。まず、単なるメモ・ノートツールという発想を捨てましょう。
Evernoteは「第二の脳」と呼ばれるほどの能力を持つ知的データベースソフトです。
１．２．とりあえずEvernoteに何でも放り込む
Evernote活用の上で、最初に学ぶべき考え方は、「とにかく何でも放り込む」という発想です。具体的には
・ウェブで気になった記事
・セミナー等の資料
・ワードやエクセル、PDF等の書類
・日経新聞の記事
・名刺
・ブレストしたときのホワイトボードを映した写真
・自分のメモ
などなど、とにかく気になったことは後から使うかどうかは別として、とにかく放り込みます。上記のリストでお気づきかと思いますが、Evernoteに放り込むものの中に自分で作成したものは、ほんの一部です。あとは、セミナーなどの誰かからもらった資料や、ウェブ上に誰かがまとめてくれた記事、ウェブ情報の参考情報などなど、自分で手を動かして作成するものは一つもありません。
検索精度が高いので、とにかく何でも放り込んでおけば良いのです。
使わなかったら、使わなかったで、別に何も困りません。
１．３．最大のポイントは検索
Evernoteの特徴は何と言っても「検索」にあると私は思います。
後で紹介しますが、プレミアム会員になれば、ワードやエクセルの書類の中身まで検索対象となります。WindowsやMacなどOSのファイル検索機能はとても貧弱です。
検索結果を表示するまでに時間が掛かりますっし、精度もあまり高いとは言えません。
Evernoteは検索精度が高いので、すぐに情報を取り出すことができます。
また、「コンテキスト」という機能があり、ノート内に記載されているキーワードや情報から、自動的に関連する新聞記事や過去の自分のノートを連想表記してくれます。
これは結構強力です。
２．Evernoteを活用するならプレミアムプランを検討すべし
Evernoteは、無料でも利用できますが、真剣に仕事の効率化を考えるのであれば、絶対にプレミアム版を契約するべきです。プレミアム版といっても年間4,000円しか掛かりません。本を数冊買うか、1回の外食分程度のほんの僅かな費用で、仕事の効率化が期待できるのですから、ここは自分に投資した方が良いです。
２．１．プランの比較
Evernoteのプランは、ベーシック（無料）、プラス（2,000円/年）、プレミアム（4,000円/年）の３つから選べます。
機能を比較すると、こんな感じ。
この表でも分かる通り、「Office文書や各種ファイルの中身まで検索」「名刺をスキャンしてデジタル化」「ノートをプレゼン資料に即変換」「ノート履歴にアクセス」「自分のノートに関連深いコンテンツを表示」と重要な機能が、プレミアム版でしか利用できません。正直なところ、プラスの機能はちょっと中途半端で、わざわざこのプランを用意した意図が私にはよくわからないくらいです。
プランの詳細については、本家Evernoteのページをご参考ください。
２．２．なぜプレミアムプランなのか？
Evernoteの最大の特徴である「検索コストの低減」を実現する為には、ワードやエクセル、PDF等の書類検索や、名刺のデジタルスキャン、コンテキスト表示の機能など、放り込んだデータを素早く取り出すための機能が充実している必要があります。
使い始めの最初は無料プランも悪くないのですが、無料では、Evernoteの本当の威力を感じることはできません。ちょっとしたメモツール程度にしかならないでしょう。
ここは、やはりプレミアムプランがオススメです。
２．３．Evernoteの書類検索はスゴイ！
Evernoteの書類検索精度はとても高いと思います。できれば、保存時にキーワードとしてタグも付けておくと、より検索精度は上がります。一つのファイルやノートに対して、いくつでもタグは付けられるので、私の場合、だいたい５つ程度のタグを付けています。ワードやPDFなどの書類を保存して使ってみると、その検索の威力に感動します。探していたものが、すぐに見つかるのって、こんなにも便利なんだ、と改めて感じました。
２．４．名刺管理もEvernoteで！
私の場合、名刺管理もEvernoteに切り替えました。これまで名刺管理は色々と悩んでいましたが、この際、ツールを一本化することにしました。
スマホアプリから撮影して、簡単に保存できます。ちなみに、Evernoteで名刺スキャンするときは、専用のスマホアプリScannableが便利です。
Scannableの主な機能
- 自動＋連続スキャン（シャッターボタンの操作が不要）
- 名刺の自動認識（モードの切り替えが不要）
- 名刺情報の即時データ化
- スキャン枚数が無制限
- 名刺データを iPhone・iPad の「連絡先」に直接登録
- Evernote 連携（任意）による名刺データの一元管理
どうしても日本語文字の自動認識精度は、まだまだ十分とは言えませんが、そこは後から手入力で補正します。
外出先から、すぐに連絡を取りたくなったときや、メールを送らないといけない時など、Evernoteに企業や担当者名、その他、登録時に自分でタグ付けしたキーワードを入れれば、一発で探し出せます。私は、面倒な性格なので、名刺管理とか基本的に嫌いですし、お客様アポイントの際にも、先方担当者の部署名や下の名前まで正確にメモして持っていたり、わざわざ、その方の名刺を探しだして持って行ったりしません。
過去には、先方のメールの署名を頼りにしてた事があるのですが、中には署名欄に詳細情報を記載しないかたも結構いらっしゃったので、本当に苦労しました。。
まとめ
・Evernoteの検索はスゴイ
・だから、とにかく何でも放り込む
・プレミアムプランを使う
・名刺もEvernoteで
これをするだけで、何かの企画書を作成したり、書類作成するときに統計情報や新聞記事など、すばやく取り出すことができ、仕事の上で、とても効率的になります。
次回は、日経新聞とEvernoteを連携した使い方と、企画提案書用のウェブクリップの仕方を紹介する予定です。
